Gerenciar documentação de conformidade em larga escala é um desafio complexo. À medida que as organizações crescem e os requisitos regulatórios evoluem, manter o controle sobre centenas de procedimentos, registros e aprovações torna-se cada vez mais difícil. Foi este o cenário que levou a SYTECH Consultants — referência em perícia digital e cibersegurança no Reino Unido — a buscar a SoftExpert, multinacional especializada em soluções de software para conformidade, governança e gestão empresarial. O objetivo era modernizar uma estrutura que abrange quase 1.000 documentos controlados. A parceria já proporcionou uma redução de 56% do tempo gasto em tarefas administrativas.
Para Marcelo Becher, Líder de Marketing e Produto da SoftExpert, “a transição de um sistema manual baseado em planilhas para uma plataforma digital integrada representa mais do que uma atualização tecnológica. Marca o início de uma abordagem transparente e escalável para a gestão da qualidade. Temos, assim, uma solução concebida para apoiar o crescimento da organização, preservando o rigor exigido pelo setor regulamentar britânico”.
Eficiência auditada pelo UKAS
Anteriormente, o sistema da SYTECH impunha uma pressão administrativa crescente à equipe, principalmente em atualizações, reemissões, cancelamentos e controle de versões – dependendo, principalmente, de planilhas e fluxos manuais. Para mitigar esses gargalos, o SoftExpert Suite foi implementado como o novo software de Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) digital. A eficácia da ferramenta foi comprovada durante a revisão do UKAS (Serviço de Acreditação do Reino Unido), que a validou sem apontar não conformidades.
De acordo com Neil Buck, Gerente de Qualidade da SYTECH Consultants, “com o SoftExpert, o controle de versões agora é muito mais estruturado, visível e confiável. A plataforma eliminou grande parte da carga manual e proporcionou um nível mais claro de controle sobre o histórico de arquivos, o status de problemas e a rastreabilidade”.
Resultados e planos para o futuro
A melhoria mais imediata foi observada no Departamento de Qualidade, onde a carga administrativa associada à gestão de documentos foi significativamente reduzida. Foi com esse resultado que a organização já alcançou um ganho de 56% de eficiência nos processos.
Além do ganho, a solução também introduziu um novo nível de visibilidade e transparência. Painéis e ferramentas de geração de relatórios agora oferecem às equipes uma visão mais clara das atividades em andamento, do status dos processos e do desempenho. Essa visibilidade apoia tanto a supervisão operacional quanto a tomada de decisões gerenciais mais embasadas.
O sucesso da fase inicial impulsionou a expansão da parceria. A SYTECH já investe na implantação gradual de novos módulos, incluindo Gestão de Riscos, Não Conformidades, Auditorias e Reuniões. A expectativa é que a integração total dessas funções potencialize ainda mais a eficiência e a conformidade normativa da companhia.
Sobre a SoftExpert:
A SoftExpert é referência global em tecnologia para gestão empresarial, combinando inovação e conhecimento para elevar a eficiência organizacional. Atuante em mais de 50 países, atende 3 mil clientes e mais de 3 milhões de usuários. Com 12 subsidiárias internacionais – Brasil, México, EUA, Reino Unido, Espanha, Alemanha, Itália, França, Portugal, Turquia, Austrália e Colômbia -, mais de 600 funcionários e uma rede de 300 parceiros estratégicos, a SoftExpert fortalece sua atuação global em setores diversos. Sua plataforma all-in-one de software para conformidade, governança e excelência operacional oferece soluções flexíveis e de alto impacto para organizações que buscam digitalização inteligente, aumento de produtividade e otimização de processos.
