O segundo capítulo do Panorama do Contas a Pagar 2026, estudo inédito da Qive, revela que, apenas em 2025, os setores de Varejo e Indústria receberam R$ 50 milhões em boletos cuja origem não consta na base da Receita Federal. Apesar de não indicarem necessariamente fraude, os valores apontam para um problema crescente: inconsistências de compliance que dificultam a prestação de contas e pressionam os times financeiros. A concentração desse tipo de ocorrência não é acidental; quanto maior o volume de compras, integrações e pagamentos, maior a chance de dados desatualizados, documentos divergentes e falhas que escapam de controles tradicionais.
O levantamento verificou mais 3 milhões de boletos processados, totalizando R$ 68,6 bilhões em valores apontados, com 175 mil emissores nas transações. A análise aponta que R$ 2,08 bilhões têm como emissores CNPJs inexistentes da base Qive, e desses, R$ 69,5 milhões não estão na base da Receita Federal, o que pode representar grande risco para as companhias envolvidas.
Mesmo que nem todos indiquem fraude, o cenário aponta para uma vulnerabilidade significativa. Ainda de acordo com os dados, estima-se que gastos com multas por atraso e inadimplência de boleto cheguem a R$ 1,3 bilhões em 2025, levando em conta informações analisadas de janeiro a outubro deste ano.
“O que queremos mostrar neste capítulo é que a dependência excessiva de operação humana cria margem para erro, e rapidamente se transforma em prejuízo. A operação financeira diária de uma empresa envolve notas fiscais, conciliações, prazos apertados, além de cadeia extensa de fornecedores, exatamente o tipo de ambiente fragmentado em que as tentativas de fraude prosperam. Os golpes se aproveitam de brechas em fluxos manuais, integração fraca entre sistemas e confiança excessiva em e-mails, PDFs e cadastros não verificados”, explica a co-CEO e Cofundadora da Qive, Isis Abbud.
Além do desconhecimento da origem dos documentos, as notas potencialmente frias também são um risco existente. Elas totalizam R$ 9,5 bilhões em valores nos documentos analisados no período. Quase 1% das notas fiscais é manifestada pelo tomador – que é quem contrata e paga o produto – como “Desconhecimento da operação” e “Operação não realizada”.
“Esse número não representa apenas um prejuízo em dinheiro, mas o tamanho da zona cega que ainda existe entre o fiscal e o financeiro. Para manter o boleto como instrumento seguro depende de um novo patamar de governança que inclua monitoramento ativo, conferência automatizada e visibilidade segmentada por setor e perfil de operação”, explica o também co-CEO e cofundador da companhia, Chris de Cico.
No centro da vulnerabilidade cadastral: varejo e indústria
Os setores de Varejo e Indústria lideram a vulnerabilidade cadastral, segundo dados da Qive. “Essessão os segmentos que concentram maior volume de notas transacionadas no B2B brasileiro, e naturalmente, são os mais expostos a boletos de CNPJs não reconhecidos. Isso é um reflexo direto das suas cadeias de suprimentos extensas, alto giro operacional e grande diversidade de fornecedores”, aponta Isis. A Qive apontou que, juntos, os dois setores receberam R$ 50 milhões em 2025 em boletos cuja fonte não consta na base da Receita Federal, evidenciando o maior desafio de compliance dentro do ciclo financeiro.
O levantamento também analisou os títulos que de fato falharam, isto é, os boletos cancelados, bloqueados ou baixados, e os setores envolvidos nesse cenário. O de infraestrutura lidera o maior montante de origem desconhecida e/ou inconsistente, com pouco mais de R$ 500 mil. O mesmo segmento também está na frente com a maior quantidade de boletos que falharam no período analisado, com 90; seguido pela Indústria, com 79; e Varejo, com 48.
Já sobre as multas e notas potencialmente frias, a análise estima que o varejo domine o custo total, respondendo por R$ 970 milhões; seguido do setor de Serviços, que corresponde a R$ 286 milhões; e Indústria, com R$ 84 milhões.
“É visível que esse problema atinge setores vitais da economia, e é essencial que as empresas deixem de depender de checagens manuais ou suposições operacionais. A automação não é uma conveniência, mas uma infraestrutura básica de proteção financeira capaz de transformar risco em segurança e garantir a integridade do processo contra fraudes, inconsistências e perdas”, finaliza Isis.
A análise faz parte de uma série de capítulos do Panorama do Contas a Pagar 2026, estudo de mercado que revela tendências e práticas financeiras das organizações brasileiras, a partir da análise de milhões de documentos fiscais, boletos, uso de ferramentas e pesquisa quantitativa.
Sobre a Qive
A Qive, plataforma líder do contas a pagar, integra e automatiza, em um único fluxo conectado ao ERP, a gestão de pagamentos, documentos e fornecedores, oferecendo eficiência, segurança e escalabilidade. Antes Arquivei, foi fundada em 2014 em São Carlos, interior de São Paulo, com a missão de centralizar, organizar e automatizar documentos fiscais. Em 2021, recebeu um aporte de R$ 260 milhões em rodada Série B liderada pela Riverwood Capital. Em 2024, após um rebranding da marca, se tornou Qive e avançou para a área financeira e de pagamentos, com uma solução que garante inteligência analítica para a tomada de decisões e processos seguros, ao eliminar riscos e custos em ambientes complexos. Atualmente, a empresa processa R$ 3 trilhões em notas eletrônicas anualmente e já gerenciou mais de 3,8 bilhões de documentos fiscais nos últimos onze anos. A Qive tem mais de 300 colaboradores no Brasil e atende mais de 210 mil clientes no país, entre eles Faber-Castell, Bayer, Casas Bahia e Kraft Heinz.
